(werkafspraken)

1. Iedereen die bezitter is of wil worden of liefhebber is van een voertuig van het merk Audi, DKW, Horch, Wanderer of NSU, kan zich aanmelden voor het lidmaatschap van de AACN.

2. Aanmelding geschiedt bij het secretariaat d.m.v een van het secretariaat ontvangen inschrijfformulier of via de website www.audiclub.nl

3. Het secretariaat of de webmaster stuurt de terugontvangen inschrijfformulieren door naar de ledenadministrateur van de AACN.

4. De ledenadministrateur wijst nieuwe leden een opvolgend lidnummer toe, dat hij samen met de NAW- en voertuiggegevens in een database verwerkt.

5. De ledenadministrateur bevestigd de aanmelder namens het bestuur zijn of haar opname als lid middels een welkomstbrief.

6. Samen met de welkomstbrief ontvangt het nieuwe lid gratis de statuten van de club, een clubsticker en een laatstelijk verschenen clubblad, voorzover dat al niet op andere wijze is verzonden. Tevens ontvangt hij een nota voor de lidmaatschapskosten (contributie en eenmalig inschrijfgeld).

7. Zodra een lid zijn lidmaatschapschapskosten heeft voldaan krijgt hij/zij een lidmaatschapskaart.

Advertenties moeten Audi-gerelateerd zijn.

Er zijn drie manieren om te adverteren in het clubblad.

a. kleine advertenties

b. overige advertenties

c. achterpagina

a.

Kleine advertenties zijn bedoeld voor het kopen en verkopen van auto’s, onderdelen en aanverwante artikelen,  welke allen te maken moeten hebben met Audi of aanverwante merken.

Adverteren is voor leden van de AACN en zusterclubs gratis, voor derden kost elke plaatsing € 10,-

Adverteren kan in het clubblad in de rubriek “Audi markt” en via de website in de rubriek “Markt”.

Verzoeken tot plaatsing in het clubblad zijn te richten aan het secretariaat. Voor dit bedrag krijgt de adverteerder niet alleen een advertentie maar ook het betreffende clubblad als bewijsexemplaar.

Adverteren op de website kan rechtstreeks via de “ledenportal”. Met de gegevens op de lidmaatschapskaart kan een lid hier ‘inloggen’ en dan ontstaat er direct een link naar advertentie plaatsen/veranderen/verwijderen.

Niet-leden kunnen adverteren, door de advertentie en eventueel een foto te mailen naar de webmaster. De kosten zijn € 10,- Website advertenties kunnen gratis overgenomen worden in het clubblad.

b.

Overige advertenties zijn uitsluitend te plaatsen in het clubblad, in drie formaten.

De tarieven daarvoor zijn voor iedereen gelijk en luiden:

Formaat p/plaatsing p/jaar

1/6 pagina € 18,- 90,-

1/3 pagina 30,- 150,-

1/2 pagina 36,- 180,-

1/1 pagina 60,- 300,-

c.

De achterpagina van het clubblad heeft een bijzonder tarief van €500,- p/jaar.

Opgave en/of aanvragen van advertentie richten aan het secretariaat. Assistentie bij de opmaak is mogelijk. De adverteerder ontvangt een rekening. De AACN berekent geen BTW.

De financiële afwikkeling, zoals facturen en betalingsbewaking, verzorgt de penningmeester.

Overeenkomstig statuten artikel 15, lid 3 is het bestuur bevoegd onder zijn verantwoordelijk¬heid bepaalde onderdelen van zijn taak te laten uitvoeren door afdelingen.

• De ALV kan, al dan niet op verzoek van het bestuur, afdelingen instellen en haar taak vast stellen.

• het clubbestuur benoemt de voorzitter van de afdeling;

• Op voordracht van de afdelingsvoorzitter benoemt het clubbestuur de afdelingsleden;

• Een afdeling vergadert zovaak als de afdelingsvoorzitter dat nodig acht;

• Een afdeling behartigt in het bijzonder de belangen van de clubleden waarvoor de afdeling is opgericht.

• Het afdelingsbestuur maakt notulen van de afdelingsvergaderingen, die ter kennis worden gebracht van de afdelingsleden en het clubbestuur. Afdelingen leggen rekening en verantwoording af aan het clubbestuur;

• Afdelingen stemmen hun activiteiten af met de commissies;

• Afdelingen verzorgen een afdelingsrubriek voor het clubblad;

Ingestelde afdelingen taak: Jaar van oprichting:

Audi 100 Coupé S behartigt de belangen de clubleden met een Audi 100 Coupé S; organiseert het Int.Audi Coupé S Treffen in Nederland; verzorgt een Audi 100 Coupé S rubriek in het clubblad; onderhoudt contacten met 100 Coupé S zusterclubs. 2002

De ALV stelt jaarlijks op voorstel van het bestuur een begroting vast, waarin budgetten voor de clubactiviteiten zijn opgenomen.

Budgetten zijn bedoeld als beleidsrichtlijnen en geven de grenzen van de bestedingen aan. Ze gelden voor het betreffende jaar. Budgetoverschotten vervallen aan het eind van het lopende boekjaar.

De clubbladen verschijnen 6 maal per jaar, op of rond de eerste dag van elke even maand.

Schema

Bladnr. Sluitingsdatum kopij verschijningdatum              .

1 1 januari 1 februari

2 1 maart 1 april

3 1 mei 1 juni

4 1 juli 1 augustus

51 september1 oktober

6 1 november 1 december

Het clubblad telt in principe 28 pagina’s. De redacteur kan, als hem dat dienstig lijkt, een extra katern invoegen in het clubblad. (HR)

Volgens statuten artikel 15, lid 3 is het bestuur bevoegd onder zijn verantwoordelijk¬heid bepaalde onderdelen van zijn taak te laten uitvoeren door commissies.

Nadere voorwaarden daarvoor zijn:

• De ALV kan, al dan niet op verzoek van het bestuur, commissies instellen en haar taak vast stellen.

• Het bestuur benoemt de voorzitter van de commissie;

• Op voordracht van de commissievoorzitter benoemt het bestuur de commissieleden.

• Een commissie vergadert zo vaak als de commissievoorzitter dat nodig acht;

• Van de commissievergaderingen worden notulen gemaakt, die ter kennis worden gebracht van de commissieleden en het bestuur. Commissies leggen rekening en verantwoording af aan het bestuur;

• Commissies stemmen hun activiteiten af met de afdelingen;

• Commissies communiceren hun activiteiten minimaal via het clubblad;

Ingestelde commissies: taak:                                              :

• evenementencommissie (EC) houdt zich bezig met activiteiten gericht op de clubleden.

organiseert jaarlijks 6 evenementen;

heeft een budget per evenement dat jaarlijks in de begroting wordt vastgelegd (stand 2004: gemiddeld 450 euro per evenement);

wijst voor elk evenement een gastheer/vrouw aan.

• techniekcommissie (TC) geeft ondersteuning bij technische dag

stelt voor elk clubblad een technische pagina samen

heeft de coördinatie over de  clubspecialisten en beantwoordt technische vragen van leden.

Er is geen aparte PR-commissie. De PR is gedelegeerd aan een bestuurslid. Deze draagt zorg voor het clubimago en de clubbekendheid en houdt zich bezig met activiteiten die gericht zijn op anderen dan de clubleden. Hij/zij stuurt de media aan, verzorgt de presentatie op beurzen en tentoonstellingen.

Ingestelde commissies bestaande uit één persoon en benoemde contactpersonen          :

• Redactie stelt 6 keer per jaar het papieren of digitale clubblad samen en stuurt dit volgens de gegevens van de ledenadministratie aan de clubleden, donateurs, zusterclubs en adverteerders;

stuurt de drukker en de binder aan;

heeft een kostendekkend budget;

• Fehac bezoekt de Fehac vergaderingen en evenementen

is gemandateerd voor het stemrecht, met dien verstande, dat vooraf overleg plaats vindt met het bestuur over belangrijke onderwerpen en brengt dan pas zijn stem uit overeenkomstig het besluit van het bestuur;

brengt verslag uit aan het bestuur;

• Evenementenregeling de persoon is contactpersoon voor geschorste voertuigen die een evenement willen bezoeken;

hij/zij coördineert de regeling die geldt voor het geschorste voertuigen bij het bezoeken van clubevenementen

• Websitebeheer ontwerpt en onderhoudt de site www.audiclub.nl. in overeenstemming met het bestuursbesluit  van 11.01.2001

Onderhoudt de registratie van de domeinnaam “audiclub.nl” op naam van de club.

• Kascommissie Een kascommissielid dient enig inzicht te hebben in financiële zaken en mag binnen de club niet al een functie bekleden via welke hij/zij betrokken raakt bij financiële zaken van de club. De ALV kiest tevens een reserve-kascommissielid die in geval van ‘conflict of intrest’ ingezet kan worden.

1. Contributies worden in de maanden januari en februari geïnd.

2. Leden die hun contributie niet tijdig betalen worden gemaand. Zij krijgen na toezending van het tweede clubblad geen clubbladen meer toegezonden totdat de contributie is ontvangen.

3. De hoogte van de door de ledenvergadering vastgestelde contributie en donatie (statuten, art. 6, lid 3) worden gepubliceerd in de colofon van het clubblad.

4. Bij aanmelding na 1 april is over het lopende jaar nog slechts driekwart van de contributie verschuldigd

Bij aanmelding na 1 juli is over het lopende jaar nog slechts de helft van de contributie verschuldigd

Bij aanmelding na 1 oktober is over het lopende jaar nog slechts een kwart van de contributie verschuldigd

Zij die voor het verrichten van door de club opgedragen werkzaamheden kosten maken kunnen deze kosten onder voorwaarden declareren.

1. Het bestuur geeft door een aanwijzing of budget aan welke kosten voor declaratie in aanmerking komen.

2. Declaraties dienen de goedkeuring te hebben van het bestuur, die deze taak heeft opgedragen aan de penningmeester.

3. Declaraties moet aan drie eisen voldoen

4. Redelijkheid: gemaakte kosten moeten noodzakelijk en onvermijdelijk zijn en in verhouding staan tot de verrichting, dan wel zijn opgedragen door het bestuur en/of commissie- of afdelingsvoorzitters.

Juistheid: bedragen moeten overeenstemmen met de werkelijkheid.  Afstanden, uren, hoeveelheden, enz. moeten daadwerkelijk en uitsluitend gerelateerd zijn aan de verrichting.

Volledigheid: alle gedeclareerde bedragen moeten zijn verantwoord door bonnen of facturen, onder duidelijke vermelding van data, bestemmingen en soort uitgave.

5. Declaraties moeten zijn voorzien van een goedkeurende handtekening of begeleid worden door een goedkeurende mededeling van het verantwoordelijke bestuurslid of de verantwoordelijke commissie- of afdelingsvoorzitter.

De Ledenver¬gadering heeft de statutaire minimum bijdrage, die donateurs bereid moeten zijn om de vereniging financieel mee te steunen, vastgesteld op  € 20,- per jaar.

Een besluit tot wijzing van het huishoudelijke reglement kan slechts door de ledenvergadering genomen worden met een gewone meerderheid. De afspraken dienen regelmatig te gecontroleerd te worden op actualiteit (tenminste een keer per jaar tijdens de algemene vergadering)

1. Een bepaling van het huishoudelijke reglement die in strijd is met de bepalingen in de statuten verliest zijn werking.

2. Voor alle gevallen waarin het huishoudelijke reglement niet voorziet, beslist de ledenvergadering.

Dit Huishoudelijk Reglement is vastgesteld in de ALV van 27 juni 2004.

Laatste update  23 oktober 2023